Security check

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя (2021)

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя помогает достичь компромисса между желаниями работодателя и трудовыми правами и обязанностями секретаря. О нюансах содержания этого документа расскажем в нашей статье.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя (ДИС) играет далеко не последнюю роль с точки зрения правильности построения организационного процесса в компании.
Будучи проводником информационных и документальных потоков между руководством и исполнителями, а также первым лицом, с которым имеют дело посещающие офис контрагенты и иные гости, секретарь может как способствовать укреплению дисциплины и авторитета предприятия, так и наоборот.
Составление ДИС позволит:

избежать перегибов со стороны руководства в вопросах квалификационных и иных требований к соискателю на данную должность;
ограничить неадекватные и непомерные запросы администрации к выполняемым секретарем обязанностям;
претенденту на должность оценить уровень своей осведомленности в вопросах делопроизводства, машинописи, архивного дела и иных предполагаемых к выполнению задач;
сделать вывод о сбалансированности предоставленных работнику прав и налагаемых на него обязанностей.

Нюанс ДИС — наличие в ней особых требований к внешнему виду секретаря и культуре его поведения. Включение этих параметров в ДИС не обязательно, но встречается чаще, чем в инструкциях для других категорий сотрудников.

С должностными инструкциями разных категорий работников знакомьтесь с помощью материалов нашего сайта:

Взаимоувязка прав, обязанностей и ответственности — важная функция ДИС

Руководство компании нередко злоупотребляет своими полномочиями и налагает на секретаря непомерно широкий спектр обязанностей. При этом его права описываются в ДИС скупыми стандартными фразами, не позволяющими работнику понять их и реализовать в полной мере.

ВАЖНО! Для полноценности ДИС важно добиться равновесия прав и обязанностей, избегая при этом шаблонных формулировок.

Например, если в обязанности секретаря входит обработка больших объемов информации (контактов, списков и др. ), то в разделе «Права секретаря» должно упоминаться, что работник имеет право использовать технические средства компании.

Такой подход позволит работнику выполнять свои трудовые функции качественно и с оптимальными затратами времени.

При этом секретарь должен осознавать, что, работая с техническими средствами компании, он несет ответственность за их правильное использование, а в случае порчи или утраты ими технологических свойств из-за его ошибочных действий неминуемо последует наказание. Об этом повествует отдельный раздел ДИС, посвященный видам ответственности секретаря.

К примеру, возлагая на секретаря ответственность за неразглашение коммерческой тайны (что должно быть указано в ДИС), администрация должна обеспечить защиту от несанкционированного доступа к компьютеру и иным носителям информации, с которыми работает секретарь. В противном случае администрация нарушает свои обязанности в части обеспечения условий для выполнения секретарем перечисленных в ДИС трудовых функций.

Какие еще обязанности по обеспечению соответствующих условий труда есть у работодателя, читайте в статье «Инструкция по охране труда для офисных работников (2021)».

Как составить должностную инструкцию? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите инструкцию по формированию этого документа, составленную экспертами системы, основанную на последних разъяснениях Роструда и ГИТ.

Секретарь руководителя, секретарь-референт, секретарь-машинистка

Требования к уровню образования и стажу — неотъемлемый атрибут любой должностной инструкции, в том числе ДИС. Из этих требований складывается понятие «уровень квалификации».

ВАЖНО! Минимальные требования к уровню квалификации работника, отражаемые в ДИС, не могут быть ниже установленных профстандартами для данной категории сотрудников.

К примеру, профстандарт для специалистов по организационному и документационному обеспечению управления организацией утвержден приказом Минтруда России от 15. 2020 № 333н. Указанная категория специалистов включает широкий спектр должностей — от секретаря до помощника руководителя.

Разнообразны в профстандарте и квалификационные требования. Чем сложнее по составу и объему выполняемые работником функции, тем выше требования к его квалификации.

секретарям-администраторам достаточно окончить 11 классов в среднем образовательном учреждении;
секретарю-делопроизводителю необходимо среднее профессиональное образование (по программам подготовки специалистов среднего звена) или непрофильное среднее профобразование по соответствующим программам, дополненное профобразованием по дополнительным программам переподготовки;
секретари — помощники руководителя должны окончить вуз (бакалавриат или непрофильный бакалавриат с дополнительным профобразованием по программам переподготовки) и иметь стаж практической деятельности по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя не менее трех лет.

К примеру, если функции секретаря-машинистки ограничиваются ответами на звонки, набором рукописных или устных распоряжений директора и приготовлением ему кофе и в ДИС перечислены именно эти действия, для их исполнения претенденту на должность достаточно:

окончить среднюю школу;
обладать элементарной грамотностью;
иметь практический опыт владения компьютерной и оргтехникой.

Иное дело — помощник руководителя, в чьи задачи входит не только организационно-документационное обеспечение деятельности компании, но и информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка работы руководителя. В этом случае и образование понадобится серьезное, и без практического опыта не обойтись.

Итоги

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя содержит информацию о его правах, обязанностях и ответственности.

Из содержания этого внутрифирменного документа работнику становятся ясными требования работодателя к его уровню квалификации и иные важные аспекты (кому подчиняется, как назначается на должность, какими знаниями и навыками должен обладать и др.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Образец профстандарта секретаря в 2021-2022 году

Профессиональный стандарт секретаря используется для документирования трудовых функций и определения уровня его квалификации.

Документ в обязательном порядке используется в бюджетных организациях, а также в компаниях, контролируемых государством и местными органами власти.

Но даже в частном секторе профстандарт поможет работодателю упорядочить взаимоотношения с сотрудником, например, при составлении должностных инструкций или норм трудового распорядка.

Необходимость профстандарта

Профессиональные стандарты вошли в обиход с принятия 122-ФЗ, утвержденного в 2015 году. Они носят обязательный характер в двух случаях:

Если организация на 50% и более контролируется государством или муниципалитетом (Постановление Правительства РФ №584 от 27 июня 2016 года).
Если для должности сотрудника в ТК РФ или в других нормативно-правовых актах установлены требования по его квалификации (статья 195.3 ТК).

Если необходимости в применении профстандартов нет, то их использование остается на усмотрение работодателя. На практике их применяют в частном секторе для:

Снижения рисков при проверках, осуществляемых Рострудом, ПФР и прочими контролирующими инстанциями.
Получения возможностей на правовой основе отказывать кандидатам в приеме на работу из-за их несоответствия требованиям по квалификации.
Помощи в создании должностных инструкций и иной документации, регулирующей трудовые отношения.
Использования в административных и судебных спорах в области трудовых отношений.
Разработки размеров зарплат, если у работодателя действует тарифная система оплаты труда.
Создания списков квалификационных требований к кандидатам на трудоустройство и действующим сотрудникам.

Важно отметить, что вместе с профстандартами для этих целей могут применяться и разделы квалификационных справочников (ЕКС и ЕТКС).

Внимание! Неприменение работодателем обязательных положений профстандартов классифицируется как правонарушение административного характера и наказывается согласно статье 5. 27 КоАП РФ.

Для описания должности секретаря используется профстандарт 07. 006, утверждённый Минтрудом 20. 2018 года. Он включает 4 раздела:

Общие положения. Здесь дается описание рода занятий и подходящих видов экономической деятельности.
Общая характеристика трудовых функций. Профстандарт определяет 4 базовых функции, необходимых для должности секретаря: обеспечение деятельности организации и её руководителя в документарной, информационной и других сферах. Также раздел содержит уровни квалификации специалиста: 3 основных и 24 вспомогательных.
Конкретизация трудовых функций. Здесь дается расширенная характеристика должностных функций, перечисленных в предыдущей части. Каждая функция расшифровывается с точки зрения требуемой квалификации (опыт работы, уровень образования и пр.), а также необходимых для её качественного выполнения знаний и умений. Так, описание обязанности по приему и распределению телефонных звонков включает: трудовые действия (их регистрация и перенаправление), знания (принципов деловой этики, структуры организации и пр.) и практические умения (создавать видеоконференцию, поддерживать беседу со звонившим и т.д.).
В заключительной части приведены организации, ответственные за разработку документа.

Внимание! Профстандарт не охватывает весь спектр деятельности секретаря. Например, в нем не содержится данных о порядке подчинения, правилах временной замены или должностных полномочиях. Как правило, эти сведения прописываются в трудовом договоре и должностной инструкции.

Порядок применения

Порядок внедрения профстандарта в практику документооборота организации-работодателя должен следовать определенным правилам.

На первом этапе проводится рассмотрение и классификация работ, выполняемых организацией и сотрудниками. Это необходимо, чтобы подобрать подходящий профстандарт или раздел квалификационного справочника.
Далее рассматривается имеющаяся документация на предмет соответствия квалификационным характеристикам из профстандарта. В первую очередь изучаются трудовые договора, должностные инструкции и правила трудового распорядка.
Проводится внесение необходимых изменений в трудовую документацию организации. Она должна быть подстроена под требования профстандарта.

Уже на основе обновленной трудовой документации и внедренных профстандартов можно проводить изменения в квалификационных требованиях к сотрудникам. Нужно различать применение этих требований к кандидатам и уже действующим сотрудникам.

Наниматель вправе установить квалификационные критерии к кандидатам на должность с использованием положений профильного профстандарта. И, если кандидаты не подходят под требования, отказывать им в приеме на работу.

Но уже действующего сотрудника уволить нельзя, даже если он формально не подходит под требования профстандарта: ТК РФ не предусматривает такой возможности. Это невозможно, даже если сотрудник отказывается проходить дополнительное обучение или переаттестацию.

Внимание! Для минимизации риска трудовых конфликтов с работником наниматель может попытаться перевести его на другую позицию. По статье 72. 1 ТК для этого требуется согласие самого сотрудника.

ПРОЕКТЫ НОКС

Экзамен на получение квалификационного сертификата «Сертифицированный корпоративный секретарь Национального объединения корпоративных секретарей»

Помощь в подборе кандидатуры и трудоустройстве корпоративного секретаря

МОБИЛЬНОЕ ПРИЛОЖЕНИЕ НОКС

Новости и анонсы новых мероприятий, материалы Клубов и программы Конференций, чаты с коллегами по цеху и вопросы экспертам — все это в МОБИЛЬНОМ ПРИЛОЖЕНИИ НОКС

Профстандарт секретаря руководителя с 2021 года

Процесс подготовки и утверждения профессиональных стандартов длится уже несколько лет.

Первоначально эти документы носили такой же рекомендательный характер, как и квалификационные справочники ЕКС (для специалистов) и ЕТКС (для рабочих профессий).

Однако с июля 2016 года ситуация изменилась: вступили в действие новые статьи ТК РФ, и теперь профессиональные стандарты обрели силу нормативных актов.

https://youtube.com/watch?v=ZlJBJGA0tZA%3Ffeature%3Doembed

К числу прочих документов этого рода относится и профстандарт секретаря.

Он представляет собой официальное описание исполняемых этим специалистом трудовых функций, а также указание на то, какие именно знания, образование и опыт работы требуются для каждой из них.

Кроме того, в профстандарте имеется и информация о кодировке работы секретаря по роду занятий (ОКЗ) и видам экономической деятельности (ОКВЭД). Эти сведения могут оказаться весьма полезными для статистического учета.

Описывая требуемую от секретаря квалификацию, профстандарт тем самым служит нескольким целям:

Унифицирует требования, предъявляемые к секретарям. В результате становится проще определять, чем конкретно должны заниматься работники на этой должности в разных организациях.
Задает ориентиры для системы профессионального образования. Как следствие, разного рода учебные заведения или курсы, готовящие секретарей, могут сразу ориентировать учащихся именно на то, что от них реально потребуется при трудоустройстве.

Из каких частей состоит профессиональный стандарт секретаря?

Как и любые другие документы этого рода, профстандарт № 447, утвержденный для секретарей руководителей, имеет следующую структуру:

Общие сведения о виде деятельности и ее основной цели.
Функциональная карта для деятельности секретаря.
Характеристика отдельных профессиональных функций, возложенных на этого специалиста.
Перечисление организаций, принимавших участие в подготовке профстандарта.

А теперь рассмотрим содержание основных разделов, за исключением последнего, подробнее.

Общие сведения, включенные в профстандарт

Первый раздел профстандарта секретаря руководителя включает в себя именно основные сведения о том, какой конкретно деятельностью должен заниматься секретарь. В частности, здесь указаны:

регистрационный номер по общему реестру профстандартов и код;
название вида деятельности («Организационное и документационное обеспечение управления организациями»);
ее основная цель (обеспечение управления и внедрение новых разработок в этой области);
классификация по ОКЗ и ОКВЭД.

Функциональная карта секретаря

Вторым разделом является функциональная карта, то есть описание обобщенных трудовых функций с входящими в них конкретными обязанностями. Для каждой из них профстандарт устанавливает необходимый уровень (или подуровень) квалификации, требуемый от работника. Уровни кодируются по принятой для профессиональных стандартов системе в зависимости от сложности функции — от 3 до 6.

Профстандарт устанавливает для секретаря руководителя следующие обобщенные функции:

Организационное обеспечение работы организации в целом.
Документационное обеспечение.
Обеспечение деятельности конкретно лица, управляющего организацией.
Аналитика и административная поддержка этого лица.

Функции перечисляются в порядке возрастания сложности и требуемого квалификационного уровня.

Характеристика отдельных функций

Каждая из обобщенных функций раскладывается на ряд более конкретных, именно их описанию и посвящен третий раздел профстандарта. Так, к примеру, функция по организационному обеспечению компании в целом включает:

прием телефонных звонков и их распределение по сотрудникам-адресатам;
работу с посетителями, пришедшими в организацию;
координацию и обеспечение работы организации.

Однако это еще не всё. Дело в том, что структура профстандарта предусматривает, что помимо общего перечисления функций для каждой из них указывается, какие конкретно трудовые действия должен совершить секретарь. В частности, упомянутая выше функция по координации и обеспечению раскладывается на следующие виды действий:

ведение журналов перемещений и разъездов сотрудников;
координация труда курьеров и водителей;
составление справок о разъездах и маршрутах.

При этом для каждой конкретной функции дополнительно еще указывается, каким именно объемом знаний и умений должен обладать секретарь. Объемы эти пересекаются для разных функций (к примеру, знание деловой этики требуется практически всегда), но благодаря такой структуре профессионального стандарта легко разобраться, что именно можно требовать от секретаря в различных случаях.

https://youtube.com/watch?v=Cn_9FxS_Ztc%3Ffeature%3Doembed

Помимо характеристики функций третий раздел профстандарта имеет еще одну нужную особенность — в нем для каждой из обобщенных функций дополнительно указывается следующая информация:

О возможных названиях должностей, которые может занимать секретарь.
О требованиях по образованию.
О необходимом стаже трудовой деятельности.

Для простых функций от секретаря требуется только среднее образование и программа профессиональной подготовки.

Однако начиная с обобщенной функции по обеспечению деятельности руководителя профстандарт предусматривает уже высшее образование не ниже бакалавриата (хотя допускается и среднее профессиональное).

А вот для аналитической и административной поддержки выбора уже нет: секретарь в этом случае обязан иметь только высшее образование.

Что же касается необходимого стажа, то для секретаря, обеспечивающего организацию в целом, он не требуется. Но в том случае, когда он выполняет обязанности помощника руководителя, требования ужесточаются:

для функции по организационной и документационной поддержке руководителя требуется стаж не менее двух лет именно в качестве секретаря;
для аналитической и административной поддержки — уже не меньше трех лет, однако здесь достаточно любой работы, относящейся к той области, в которой действует организация.

Названия должностей профстандарт устанавливает следующие (в порядке возрастания требований по квалификации):

Секретарь-администратор.
Делопроизводитель.
Секретарь руководителя.
Помощник руководителя.

Возможные названия следует учитывать при составлении штатного расписания и оформлении документов по кадрам. Профстандарты для секретаря стали обязательными в 2016 году, продолжают действовать и в 2021-м, а их соблюдение в тех случаях, когда это предусмотрено ТК РФ, будет контролироваться. Несоответствие названий вполне может рассматриваться как нарушение.

НОВОСТИ

Рейтинг «Топ-1000 российских менеджеров»

Госдума приняла законопроект об упрощенном механизме выкупа акций ПАО для мотивации его сотрудников и сотрудников подконтрольных ему организаций.

Как корпорациям управлять результатами цифровой трансформации – в образовательной программе СберУниверситета Digital CFO

Премии НОКС присвоено имя А. Семенова

Обзор XVI Форума НОКС

Подведены итоги первой Профессиональной премии НОКС «Лучшие в профессии «Корпоративный секретарь»

XVI Форум НОКС пройдет 7-8 июля

Функциональные обязанности по профессиональному стандарту

В статье рассматриваются квалификационные требования к специалистам в области документационного обеспечения управления, которые в 2015 году были утверждены профессиональным стандартом.

Даются рекомендации о закреплении стандартных формулировок трудовых функций в должностных инструкциях секретаря и делопроизводителя, на основании которых производится как разделение должностных обязанностей, так и их кооперация за счет правильного взаимодействия и взаимозамещения. Поводом для написания статьи послужил вопрос читателя.

Вопрос в тему

В нашем учреждении есть делопроизводитель и секретарь, как правильно распределить между ними должностные обязанности? Службы ДОУ нет и создаваться не будет.

Действительно, в организациях с небольшим объемом документооборота на секретаря возлагается ведение делопроизводства по общим функциям управления, а дополнительно, ведение специального делопроизводства (кадрового, по обращениям граждан и конфиденциального).

Фактически секретарь выполняет функции всей службы делопроизводства, и кроме того осуществляет организационно-техническое и документационное обеспечение деятельности руководителя (т.

подготовку совещаний, оформление командировок и поездок, учет административных расходов, контроль исполнения документов, издание распорядительных документов, прием посетителей, распределение звонков и т.

Когда документооборот организации увеличивается, происходит специализация функций.

Для организации и ведения делопроизводства принимают на работу еще одного секретаря или делопроизводителя, причем наименование этой должности сейчас звучит более современно – специалист (старший, главный) по делопроизводству / ДОУ.

А секретарю поручаются функции документационного, бездокументного и организационно-технического обеспечения деятельности руководства организации.

Подобное разделение квалификационных требований по специальностям «секретарь» и «делопроизводитель» закреплялось в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21. 1998 № 37).

Но каждая организация вопрос распределения основных задач и функций в области работы с документами решала по-своему, и сотрудники, ответственные за организацию и ведение делопроизвоства, и сейчас могут иметь разные наименования должностей.

Кроме того, в конкретных должностных инструкциях до сих пор можно встретить смешение различных и несвойственных функций просто потому, что кроме секретаря / делопроизводителя в организации их выполнять некому.

Нормативное регулирование

В рамках развития Национальной системы профессиональных квалификаций в настоящее время идет работа по внедрению объективных критериев распределения квалификационных требований по определенным уровням квалификации и закреплению в стандартах функциональных карт по трудовым функциям, которые выполняются по специальностям, включенным в Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО) и Общероссийский классификатор занятости (ОКЗ).

2012 № 236-ФЗ, на основании которого вносились изменения в трудовое законодательство и Федеральный закон «О техническом регулировании».

Профессиональные стандарты должны разрабатываться в установленном законом порядке, а при заключении трудового договора работник должен соответствовать квалификационным требованиям, установленным квалификационным справочником или профессиональным стандартом.

АКТУАЛЬНЫЕ МАТЕРИАЛЫ

Дайджест рекомендаций по раскрытию информации эмитентами эмиссионных ценных бумаг. Август 2022 года

Компетенции корпоративного секретаря: вызовы сегодняшнего дня

Интервью с Натальей Баранюк – Корпоративным секретарем – руководителем Аппарата Председателя Совета директоров ПАО «Россети»

Сенат – система поддержки принятия решений

ЗАЩИТА СДЕЛОК ОТ ОСПАРИВАНИЯ: ОСНОВАНИЯ И ПРАКТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ

ТРУДНЫЕ ДИАЛОГИ ИЛИ КАК ИСПОРТИТЬ ОТНОШЕНИЯ В ПЕРЕПИСКЕ ОДНИМ ВОПРОСОМ

Законопроект № 140807-8 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и об установлении особенностей регулирования корпоративных отношений в 2022 году»

Нужно ли акционерному обществу утверждать аудитора на годовом общем собрании акционеров в 2022 году?

Совет НОКС утвердил “Методические рекомендации по оценке эффективности работы корпоративного секретаря”